Geschäftsverteilungsplanes für den Vorstand des KTV Sparta

(Beschluss Vorstand 22.4.2004)

Nr. 01 l. Vorsitzender

Der l. Vorsitzende vertritt den Verein nach innen und außen.

Er ist Ansprechpartner für alle Vereinsmitglieder und vertritt deren Interessen global und speziell nach bestem Wissen und Gewissen. An diesen Grundsatz sind verschiedene Aufgaben gekoppelt.

1.1. Leitung aller Versammlungen und Sitzungen des Vereins
1.2 Kontakt zum Landesverband und den anderen Kraftsportvereinen und zum Sportamt Neukölln
sowie zum Verein Stern – Britz Jeweils im Bedarfsfall.
1.3. Glückwunschkarten zu besonderen Anlässen (runde Geburtstage Beileidsbekundungen u.ä.

1.4. Halten von Ansprachen bei festlichen Anlässen

l .5 Leitung von Wettkämpfen und Sportveranstaltungen
1.6 Teilnahme an den Sitzungen des BGKV in Absprache mit Nr.2 und 5

1.7. Führung von Verhandlungen mit anderen Vereinen, z.B. bei Vereinswechseln

Nr. 02 2. Vorsitzender

Der 2. Vorsitzende vertritt den l. Vorsitzenden bei dessen Abwesenheit vorübergehend, jedoch nicht im Wege des ständigen Delegierens von zugeordneten Aufgaben.
Desgleichen nimmt er auch im Einzelfall Aufgaben des Geschäftsführers war, sofern dieser abwesend ist oder er direkt von Vereinsmitgliedern angesprochen wird.
Folgende Einzelaufgaben nimmt er außerdem war:

2.1. Aufnahmegespräche mit allen neuen Mitgliedern
2.2. Teilnahme an den Sitzungen des BGKV in Absprache mit Nr. 1 und 5 -
2.3. Beratung von Mitgliedern in Konfliktsituationen
2.4 Entgegennahme von Anträgen und Wünschen von anderen Spartanern.
2.5 Unterstützung des Kassierers, insbesondere bei mehrfach angemahnten Beitragsrückständen.

Nr. 03 Geschäftsführer

Dem Geschäftsführer obliegt der gesamte Schriftverkehr des Vereins, sofern nicht bestimmte schriftliche Vorgänge den lfd. Nrn. l.,2. und 4. übertragen wurden. Im einzelnen:
siehe auch am Ende dieser Seite: sporalische und regelmäßige Tätigkeiten

3.1. Bearbeitung der eingehenden Post in der Geschäftsstelle

3.2. Antragsabwicklung zum Zweck der Sportstättenbeschaffung (Formulare) auch in den Ferienzeiten 3.3. Verfassen von Mitteilungen an Vereinsmitglieder zum Aushang in den Sportstätten
3.4. Schriftwechsel mit dem Sportamt Neukölln (z.B. zur Mittelbeschaffung)

3.5. Fertigung von Einladungsschreiben für Vorstandssitzungen Jahreshauptversammlungen
und gesellige Veranstaltungen

3.6 Fertigung der jährlichen Sportstatistischen Erhebung für die Senats-Verwaltung für Schule. Jugend
und Sport

3.7. Fertigung der Bedarfsanmeldung und des Nachweises für Mittelverwendung betreffend die
Übungsleiter des Vereins

3.8. Schriftverkehr mit dem Finanzamt für Körperschaften
- Begründung der Zubilligung der Steuerfreistellung (Gemeinnützigkeit)

- Fertigung der Erläuterungen zum Jahresabschluss

- Fertigung des jährlichen Geschäftsberichtes
3.9 Bearbeitung im Zusammenhang mit Eintragungen in das Vereinsregister

- Schriftverkehr mit dem zuständigen Amtsgericht

- Einholung der notariellen Beglaubigungen im Zusammenarbeit mit dem 2. Vorsitzenden

3.10. Fertigung der Protokolle bei der Jahreshauptversammlung und der Vorstandssitzung
3.11. Führung der Mitgliederlisten

Nr. 4 Kassierer
Der Kassierer regelt die Finanzgeschäfte des Vereins

4.1. Führung des Kassenbuches und des Inventarverzeichnisses

4.2. Verwalten der Kassenbelege

4.3. Entgegennahme der Formulare bei Vereinseintritten und Versendung der Mitgliedsausweise

4.4. Annahme von Beiträgen per Überweisung oder in bar

4.5. Überwachung der Beitragsleistungen

4.6. mündliche/telefonische Erinnerung bei Beitragsrückständen und durch Mahnschreiben nach Absprache mit den anderen Vorstandsmitgliedern

4.7. Entgegennahme und Zahlung von Zuschüssen bzw. Abgaben

4.8. Auszahlung der Übungsleiterhonorare

4.9. Fertigung des jährlichen Kassenberichtes und des Jahres-Abschlusses

4.10 Regelung der Ausgaben des Vereins, z.B. bei anfallendem Geschäftsbedarf und Teilnahme

von Sportlern des Vereins an Wettkämpfen.

Nr. 05 Sportwart

Kontakte zum Präsidium des Landesverbandes und zu den Vorsitzenden anderer Kraftsportvereine.
Vorbereitung der Veranstaltung - Ehrung der Meister -.
Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer in Fragen der Übungsleiterhonorare.
Erstellung von Trainingsprogrammen
Regelung von Startbücherangelegenheiten incl. Evtl notwendiger sportärztlicher Untersuchungen
Startmeldungen bei Wettkämpfen.
Meldung von Ausbildung von Übungsleitern
Trainingspläne für Kraftdreikampf
Teilnahme an den Sitzungen des BGKV in Absprache mit Nr. 1 und 2
Beschaffung von Sportgeräten- und Artikeln im Zusammenwirken mit den anderen Vorstandsmitgliedern
Zusammenarbeit mit und Vertretung des Jugendwartes
Leitung und Koordination der Veranstaltung „Weihnachtsbankdrücken“

Nr. 06 Jugendwart

Betreuung der Jugendlichen und Junioren
Entgegennahme von Anträgen und Wünschen der jugendlicher Spartaner
Was fehlt, um sich wohl zu fühlen im Verein, Gründe für Wegbleiben hinterfragen
Jugendliche zum Start bei Wettkämpfen motivieren
Interesse an Veranstaltungen für Jugendliche prüfen und wecken
Leistungen bei Wettkämpfen dokumentieren (Veröffentlichung Homepage u.a.)
Sportgeräten auf Mängel laufend überprüfen und ggf. melden
Zusammenarbeit mit und Vertretung des Sportwartes
Hinweisen auf sportärztlicher Untersuchung von jugendlichen Wettkämpfern

Nr. 07 Übungsleiter

Betreuung insbesondere neuer Mitglieder an den übernommenen Terminen
Erarbeitung von Trainingsplänen unter Berücksichtigung der Wünsche neuer Mitglieder
Vorbereitung von Jugendlichen und Junioren für Wettkämpfe
Ausbildung von weitere Übungsleitern, auch für die Frauen, vorbereiten

Nr. 08 Vergnügungsausschuss

Vorschläge zur Gestaltung des Vereinslebens, z.B. gesellige Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Vorstand
Vorbereitung von Veranstaltungen des Vereins (z.B. Weihnachtsfeier, Sommerfahrt. u.ä.)
Organisation der jährlichen Weihnachtsfeier, Verhandlung mit dem betreffenden Gastronom- Auswahl der Büfett-Speisen, Verpflichtung der Musiker oder Alleinunterhalter nach vorheriger Entscheidung des Vorstandes
Einladungen zu den Veranstaltungen
Unterstützung des Vorstandes bei anderen Veranstaltungen
Auswertung der vorangegangener Veranstaltungen auch in den Mitglieder-Versammlungen
Kurzberichte für Homepage

Auflistung der jährlich wiederkehrenden Verwaltungsarbeiten,

Unbedingt pünktliche Erledigung ermöglicht den Erhalt des KTV Sparta. (Gerd Weise)

Jan	Bis Februar den Verwendungsnachweis der genehmigten Zuschusse an den LSB übermitteln, wobei die gesamte Verwendungssumme doppelt so hoch sein muss, wie der genehmigte Zuschuss. Zuschuss je Übungsleiterstunde 2,10 €. Daher Honorarsatz= 4,20 €/Std. Nur Lizenz vom LSB kann gefördert werden, private (z.B. BSA) nicht!! Es ist ratsam, den Verwendungsnachweis schon im Januar abzuschicken, falls sich Rückfragen oder Einwände ergeben.
Jan	Für den Athletikbund, den BGKV und den Landesportbund ist eine differenzierte Mitgliederstatistik zu fertigen.
	Termin und Ort für Jahreshauptversammlung (spätestens im März) festlegen, Tagesordnung aufstellen, Punkte vorbereiten , Einladungen versenden.
Febr	Kassenabschluss ist im Frühjahr zu fertigen. Danach ist eine Ausfertigung und ein jährlicher Tätigkeitsbericht für das Finanzamt für Körperschaften bereit zu halten und jeweils alle 3 Jahre (nächster Termin Mai 2008) zusammen mit einer Formular- Steuererklärung rückwirkend an das Finanzamt abzusenden. Wenn Voraussetzungen erfüllt (z.B. max. 5 % der Einnahmen für gesellige Zwecke), wird Gemeinnützigkeit rückwirkend erteilt. Falls das nicht fristgemäß erfolgt, droht der Entzug der Gemeinnützigkeit, welcher vom Finanzamt dem LSB gemeldet wird. Damit kein Recht mehr auf kostenlose Nutzung der Sportstätten, keine Steuerfreiheit
März	Einladung zur Generalversammlung des (Berliner) BGKV kommt.--->2. Vors./Sportwart
Aug	Bewilligung Übungsleiter - Zuschüsse wird etwa im August d.J. mitgeteilt und die Summe genannt. 80 % werden in Raten überwiesen, wenn dass Einverständnis innerhalb von 4 Wochen an den LSB zurückgeschickt wird ansonsten verfallen die Mittel und werden anderen Vereinen zugewiesen.
Sept	Im September schickt BGKV uns Anträge auf Zuschuss aus Lottomitteln. (derzeit 400.- €) Es können alle Auszahlungen des Vereins, außer Beitragszahlungen an die Verbände aufgeführt und eingetragen werden. Die pünktliche Absendung ist wichtig, sonst erhalten andere Vereine die Mittel.
Nov	Mitte November wird die Mitglieder-Bestandsmeldung vom BVDG angefordert der Meldeschluß ist allgemein der 20. Januar, jedoch muss die Meldung, einschließlich Startmarken-Anforderung mindestens l Woche vorher beim BGKV sein. Bisher konnten nicht verbrauchte Startmarken zurückgegeben werden. Bei Nichteinhaltung des Termins werden Säumnisgebühren entsprechend der Strafordnung des BVDG fällig.
Dez	Zuwendungsbedarf für Übungsleitertätigkeit im folgenden Jahr unbedingt im Dezember an den Landessportbund (früher BGKV) senden. Kurzer Erfolgsbericht erfreut!
Dez	Die sportstatistischen Erhebungen für Landessportbund und Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Sport sind zu erstellen und wurden früher an den Landessportbund gesandt. Inzwischen sind diese Angaben auf der Internetseite des Landessportbundes Berlin/Mitgliederverwaltung unaufgefordert zum Stand 31.12. spätestens bis 15. Januar einzugeben. Angaben werden dort abgerufen Bei Nichteinhaltung des genannten Termins ist die Gewährung und Auszahlung von Zuschüssen sowie die entgeltfreie Überlassung von Sportanlagen gefährdet.

Sporalische Tätigkeiten:

Vorstandswahl

Ändern sich Vorstandsmitglieder, wird das (formgerechte!!) Protokoll (zwei Ausfertigungen) mit dem Änderungsschreiben an das AG einem Notar vorgelegt, der die beim Notar zu leistenden Unterschriften von zwei Vorstandsmitgliedern beglaubigt und an das Amtsgericht Charlottenburg (Vereinsregister) geschickt werden, welches den Eintrag im Vereinsregister entsprechend ändert und uns einen Registerauszug zuschickt.

Postbank

Falls sich die Unterschriftsbefugnis ändert, schickt die Postbank auf Anforderung ein neues Unterschriftsblatt. Jedes Postamt führt die hierzu gehörenden Identitätsprüfung durch. Mitzusenden ist ein aktueller Vereinsregisterauszug. Bei einem Umzug des Kassenwartes ebenfalls Nachsendeantrag/Änderung bei Postbank für Sparta veranlassen.
Langwieriges Verfahren!! Erst nach Abschluss werden Kontoauszüge an neuen Vorstand versandt und Unterschriften vom neuen Vorstand akzeptiert.

Satzungs-änderung

Satzungsänderung
1. Wortlaut muß fristgerecht den Mitgliedern mit der Einladung mitgeteilt werden.
2. Abstimmung in der Sitzung
3. Zum Notar gehen mit Auszug vom Versammlungs-Protokoll (2 Unterschriften), Kopie der Anwesenheitsliste, alter und neuer Satzung
4.Beglaubigung der beim Notar zu leistende zwei Unterschriften von Vorstandsmitgliedern auf dem Anschreiben. Schickt der Notar selbst an das Amtsgericht.
(Kosten der Beglaubigung etwa 15 €, + Gerichtskosten 26.50 € .)

Änderung im Vorstand

Änderung der Adressen der Vorstandsmitglieder mitteilen (unvollständig)

Homepage

Bein Änderung des Verantwortlichen für das Internet ist die DENIC-Eintragung über den Provider (Strato-AG) zu ändern.

Email

Bisher gibt es die Adressen vorstand@ktv-sparta.de und webmaster@ktv-sparta.de .
Zusätzliche lassen sich einrichten, Empfänger müssen ihr Outlook entsprechend einrichten um die Mals abrufen zu können.

Haushalt

Kassenbericht mit/durch Kassenwart erstellen.
Für neuen Haushaltsplan Kalkulation der Beitragseinnahmen, Ausgaben f. Wettkämpfe und sonstige größere Ausgaben

Regelmäßige Tätigkeiten:

Mit-glieder	Jeder neue Sportler erhält ein Begrüßungsschreiben, l Satzung und ein Verzeichnis der Vorstandsmitglieder, Jugendliche Vordruck für Arzt-Attest Adressenliste regelmäßig aktualisieren, Bei Bedarf neu drucken
Sport-amt	Werden Sportgeräte in Räume eingestellt, ist die vorherige Zustimmung des Sportamtes einzuholen, Zusätzliche Nutzungszeiten oder andere Sportarten müssen vorher beantragt werden. ggf. Aktualisierungen der Listen von Sporangeboten und Zeiten
Einkauf	Beim Einkauf von Waren ab ca. 100.- Preisvergleiche aktenkundig machen. Das können Kostenangebote sein, Internetangebote oder auch eine Notiz über gesehene Artikel in einem Kaufhaus o.ä.
Sitzung	Einladung und Protokolle (ggf. umschichtig)